La lucha contra el fraude de cheques corporativos

Puede que la autoedición haya hecho que producir boletines de empresas sea fácil y rápido, pero la misma tecnología económica ha aumentado el fraude de cheques de bajo costo y alto calibre. En la actualidad, cualquier persona con acceso a una computadora personal, un escáner y software estándar puede crear cheques alterados que incluso a un director financiero conocedor le costaría detectar.

Según estimaciones de la industria, el total de pérdidas por cheques fraudulentos (incluyendo las que absorben los bancos, los negocios y las personas) varían de $10 mil millones a un máximo de $50 mil millones anuales. El problema se ha ido complicando más con una mayor presión que ejerce la competencia y las entidades reguladoras sobre los bancos para acelerar la disponibilidad de fondos (lo que causa que los bancos pongan los fondos a disponibilidad antes de que los cheques siquiera se hayan compensado). Los expertos estiman que la industria bancaria enfrenta más de 1.2 millones de cheques sin fondos en el sistema bancario cada día.

¿Qué se está haciendo al respecto?

Desafortunadamente, el fraude con cheque es un delito de relativamente bajo riesgo que muchas veces pasa sin denunciarse ni se le da persecución penal. Debido a las exigencias que enfrentan los cuerpos del orden público, los entes encargados incumplen en dar persecución penal al 75 % de los casos de fraudes con cheque bancario. Y de acuerdo con la Oficina General de Contabilidad de EE. UU. (U.S. General Accounting Office), en ciudades importantes en donde hay mayor énfasis en el uso de recursos para judicializar delitos violentos, el número frecuentemente supera el 90 %.

Impulsados por una cantidad cada vez mayor de deudas por fraude con cheque declaradas como incobrables, los bancos y las grandes empresas se protegen y están fomentando una técnica llamada Positive Pay como método para combatir a los profesionales del fraude con cheque. En términos generales, Positive Pay funciona así:

Por medio de un software de contabilidad y base de datos, una compañía por lo general envía a un banco un archivo de Positive Pay que indica todos los cheques girados contra las cuentas de la compañía. Ese archivo incluye un registro de la fecha de emisión, la cantidad, el número de cheque/la cuenta y el nombre del beneficiario de cada cheque.
Cuando un cheque llega al banco para su pago, el banco lo compara contra el archivo de Positive Pay. Cualquier discrepancia en la información de un cheque activa un indicador de que el cheque en cuestión posiblemente haya sido alterado.
El banco notifica a su cliente corporativo que se ha notado una discrepancia y le pide a la compañía que verifique la autenticidad de ese cheque.

El proceso de Positive Pay/compensación de cheques

La compañía emisora (el librador) envía los cheques a sus proveedores y transmite un archivo electrónico de Positive Pay a su banco (el banco pagador). El archivo de Positive Pay enviado al banco pagador debe incluir los registros de todos los cheques girados y debe transmitirse con regularidad para detectar eficazmente la posibilidad de fraude. Debido a que los cheques son documentos en papel, están sujetos inherentemente a robo, falsificación y alteración, tanto de fuentes internas como externas. Los receptores de los cheques los depositan en sus respectivos bancos (banco depositario) que después los envía al banco pagador para su pago. Si el banco pagador determina que un cheque no coincide con el archivo electrónico anteriormente recibido de la compañía emisora, el banco pagador notifica a la compañía sobre la discrepancia. De acuerdo con estadísticas del FBI, la mayoría de los fraudes con cheque ocurre externamente. El potencial de las pérdidas monetarias más grandes proviene de cheques falsificados (que nunca se emitieron) que se presentan para depósito. La compañía emisora (libradora) revisa el cheque y lo aprueba para su pago o notifica al banco pagador que no lo pague. Si cuando se revisa no se autoriza el pago del cheque, el banco pagador lo devuelve al banco depositario y no se paga el cheque alterado o queda bajo responsabilidad del banco depositario. Con la adopción de una estrategia de Positive Pay, las compañías pueden limitar considerablemente su exposición y posible obligación por cheques fraudulentos.

Una advertencia a los directores financieros corporativos: ¡su obligación debido a fraudes con cheque puede ser mayor de la que cree!

Cuando no estaba viendo...

En 1990, las reformas al Código Uniforme de Comercio (UCC) introdujeron los conceptos de la negligencia comparativa y los estándares de atención relacionados concernientes a si un banco o sus clientes tuvieran obligación por las pérdidas debido a fraude con cheque. Excepto dos, para 1993 todos los estados habían ratificado las reformas, cuyo objetivo era hacer que los bancos y las compañías que desembolsaban fondos se aliaran en la guerra contra el fraude con cheque. Pero la consecuencia real de los cambios de 1990 ha sido hacer adversarios a los bancos y tesoreros corporativos en batallas (y algunas veces, casos en tribunales) para acusarse sobre a quién hay que culpar cuando ocurre un fraude con cheque.

Entre un banco y su cliente corporativo, la obligación por pérdidas derivadas de una falsificación o un cheque alterado está regida por los Artículos 3 y 4 del UCC. Cuando un banco pagador hace efectivo el pago de un cheque falsificado o alterado, normalmente este absorbe la pérdida derivada del pago. Sin embargo, las reformas al UCC han incorporado cambios sutiles (pero importantes) en términos y definiciones que pueden actuar para trasladar la obligación del fraude con cheque a las compañías que emitieron inicialmente el cheque en cuestión.

Las reglas del juego han cambiado

De acuerdo con la sección 3-103 (7) del UCC, el término “atención normal” ahora exige que los clientes corporativos cumplan los “estándares comerciales razonables” que prevalecen en su área para la industria o el negocio donde se desenvuelven. Según la sección 3-406, si incumplen en poner en práctica la “atención normal”, a las compañías se les puede restringir de procurar la restitución de su banco, si sus propios incumplimientos contribuyeron a la falsificación o alteración de un cheque. Además, la sección 4-406 exige que los clientes practiquen la puntualidad en la conciliación de sus estados de cuenta bancarios y que notifiquen rápidamente al banco, en caso de que se haya hecho el pago de un cheque falsificado o alterado.

Desafortunadamente para muchos clientes corporativos, el deber de los bancos de prestar “atención normal” ya no se amplía necesariamente a inspeccionar las firmas. De acuerdo con fuentes en la industria, más de 64 mil millones de cheques se compensan en los EE. UU. cada año, una tarea que es desarrollada por lectores-clasificadores de alta velocidad que procesan hasta 2,400 elementos por minuto. Con el número de cheques que se procesan, “un examen visual” muchas veces resulta poco práctico y no es una razón automática de reclamo de negligencia bancaria, en caso de que un cheque falso se filtre en el sistema.

Para animar a los clientes corporativos a que utilicen medidas de seguridad especiales para cheques, como Positive Pay, los bancos han comenzado a insertar declaraciones en sus acuerdos de depósito que los absuelven de responsabilidad cuando esas medidas se ofrecen a sus clientes, pero no se utilizan. Según tal acuerdo, un banco estaría protegido en el pago de un cheque que haya sido verificado usando Positive Pay y estaría justificado si rechazara pagar cheques que no aprueben los exámenes de seguridad. Aunque el UCC prohíbe que un banco se exima de responsabilidad (o que limite sus daños) por falta de buena fe o incumplimiento en poner en práctica la atención ordinaria, las reglas del UCC no impiden que las partes acuerden trasladar más obligación del banco al cuentahabiente.

Positive Pay: ¿una “solución verdadera” o solo otra “idea interesante?”
“Seguro, suena excelente, pero...”

Hasta la fecha, empresas grandes que han quedado vulnerables al fraude con cheque son las que principalmente han adoptado Positive Pay debido a sus necesidades de preparar cheques escritos en gran volumen. Cada una de estas compañías ha dedicado literalmente decenas de miles de dólares para integrar sus sistemas contables a las aplicaciones individuales de Positive Pay de sus bancos. La complejidad de la implementación de Positive Pay se ha dificultado aún más por la falta de estandarización de la industria y ha dado como resultado un sinfín de requisitos de transmisión de archivos basados en las especificaciones individuales de los bancos.

Debido a los altos costos de implementación, solo un pequeño porcentaje de pequeñas y medianas empresas (el 90 % de las corporaciones de EE. UU.) han podido adoptar una estrategia de Positive Pay. A pesar de los esfuerzos agresivos de muchos bancos en inscribir sus cuentas corporativas en programas de Positive Pay, la mayoría de las compañías ha tenido dificultades en convertir los datos de los cheques en el formato requerido por su banco. Les faltan los recursos técnicos o financieros y deben depender de fuentes externas de alto costo para la programación a la medida y así desarrollar esta tarea tan abrumadora.

“Ciertamente no es tan fácil como podría parecerlo al inicio...”

Como alternativa, algunas compañías han intentado ingresar manualmente los datos en el formato que exigen los bancos cada vez que se emiten cheques. Casi por unanimidad, estas organizaciones han determinado que esos procesos exigen demasiada mano de obra, son propensos al ingreso de errores en los datos y, en consecuencia, generalmente no son factibles. Los mismos bancos no han podido desarrollar una solución completa de integración para ayudar a los clientes, principalmente debido a la enorme variedad de programas de contabilidad que usan las bases de sus clientes.

Las compañías manejan su información financiera usando uno o más de los cientos de programas de software de contabilidad disponibles actualmente en el mercado. Estos programas están diseñados para una vasta gama de tipos de negocios que funcionan en un sinfín de industrias, cada una impulsada por su propia complejidad o por requisitos específicos de la industria para la preparación de informes financieros. Tampoco debe ser sorpresa saber que, debido a su naturaleza patentada, todos estos programas usan diferentes disposiciones de formularios de cheques, distintos tamaños de campos para datos, diferentes características y comandos de control de impresora para la impresión de los cheques.

Teniendo en consideración todos los elementos conflictivos que se mencionan arriba, la desafortunada realidad es que las organizaciones no les dan prioridad a los proyectos de implementación de Positive Pay hasta que se vean directamente afectados por el fraude con cheque (es decir, después de que sea demasiado tarde). En la práctica, hasta que a estas compañías se les provea una solución que pueda encajar fácilmente y sin problemas en sus sistemas contables, no podrán o no querrán colaborar con sus bancos para hacer de Positive Pay parte de sus procedimientos estándar de conciliación de cuentas.

Esta pesadilla de la integración ha tenido como resultado neto demoras frustrantes en la aceptación de Positive Pay ampliamente difundida en la industria como medio para prevenir el fraude con cheque. Como tal, Positive Pay ha tenido apenas una eficiencia marginal en satisfacer la necesidad de la industria.

Una solución de Positive Pay, de bajo costo y fácil de usar: ¿Puras ilusiones?

Teniendo en cuenta los problemas de integración del sistema en combinación con las exigencias de los usuarios finales respecto de la facilidad de utilización, una solución de Positive Pay tendría que exhibir la siguiente funcionalidad para que se la considere una solución “real” y viable:

Debe ser capaz de localizar e identificar los diversos campos de datos clave dentro de la disposición de formularios de cheques de cada programa de contabilidad.
Debe capturar automáticamente esos datos a medida que se imprimen los cheques.
Debe poder configurar automáticamente esos datos en un formato que pueda ser aceptable para cualquier cantidad de bancos con especificaciones variadas de transmisión de archivos.
Finalmente, para que sea verdaderamente funcional, debe ser capaz de llamar automáticamente al banco, iniciar sesión en las computadoras del banco con contraseñas adecuadas y enviar registros de los cheques emitidos sin intervención del usuario, por lo menos, una vez al día.
A partir del análisis anterior, todo el tema de Positive Pay parecería casi imposible de tratar con cualquier clase de solución universal que pudiera permitir una utilización ampliamente difundida. Pero como sucede con tantos problemas del mundo moderno, la respuesta se obtiene mediante una tecnología innovadora.

Nunca diga “nunca”. Finalmente, una solución de Positive Pay para uso masivo
Después de casi dos años en desarrollo, AP Technology, Inc. de Carlsbad, California, ha introducido lo que tácitamente se ha convertido en la norma para la protección Positive Pay contra el fraude con cheque. Bautizado como “SecurePay”, este exclusivo software de Positive Pay combina los elementos de la facilidad de implementación, seguridad y automatización para crear la primera y única solución universal de Positive Pay en la industria.

SecurePay es un programa de software para Windows con la capacidad de interactuar con un sinnúmero de plataformas, incluyendo Windows, Unix, AS/400 y otras. El programa incluye una utilidad de configuración sencilla que permite que los usuarios escriban rápida y fácilmente información de sus cuentas bancarias en el programa. También se incluye una biblioteca de formatos populares de Positive Pay para uso bancario que elimina la necesidad de tener una configuración de archivos para cada banco.

Como lo indica su nombre, una característica principal de SecurePay es la “seguridad”. El sistema es una aplicación para clientes reales que está protegida por contraseña y a la que únicamente usuarios autorizados pueden tener acceso. Los datos generados por un sistema de contabilidad hospedador se cifran automáticamente en el momento preciso de la captura y no se descifran sino hasta que están listos para transmitirse al banco.

Los usuarios fuera del entorno de Windows usan una utilidad de importación patentada que convierte y cifra automáticamente los registros de cheques a medida que se crean los registros de Positive Pay. Cuando el usuario está listo para transmitir los registros de Positive Pay al banco, simplemente elige la lista de cheques a procesar, revisa esos cheques (si quiere hacerlo) y comienza la transmisión. Los usuarios también pueden optar por comprar la característica opcional SecurePay Scheduler que se usa para transmitir automáticamente los registros de Positive Pay en horarios definidos por el usuario durante el día o la semana, sin la necesidad de intervención de un supervisor.

Si la reacción inicial del mercado constituye algún indicio, SecurePay es exactamente lo que la industria bancaria ha estado buscando.