Por qué vale la pena evaluar su proceso de pago

Ya sea que se trate de un propietario de una pequeña empresa, un tesorero o un banquero, con la tarea de apoyar las necesidades financieras de sus clientes, es probable que haya estado pensando en el proceso de pagos. Probablemente se está preguntando, “¿Hay maneras de reducir costos, ahorrar tiempo o mejorar la calidad y el acceso a la información?” La respuesta simple a todo esto es “Sí”.

Recientemente me senté con el propietario de un negocio duradero y exitoso que tenía preguntas sobre las maneras de simplificar el proceso de conciliación. Mientras trataba de hacer malabares con informes separados que mostraban los depósitos de cheques y transferencias ACH, algunas veces con información de remesas y otras sin esta, la empresa tenía dificultades con la información de costos y a tiempo. Pregunté si habían considerado alguna vez una Lockbox y la respuesta inmediata fue que ellos no tenían un problema para llevar los cheques al banco. Fue la oportunidad perfecta para que iniciara una conversación sobre todos los beneficios complementarios de las cuentas por cobrar integradas; en este caso, nos enfocamos en Lockbox con el ingreso de datos.

Los objetivos se expusieron frente a mí: reducir costos, ahorrar tiempo, y mejorar la calidad y el acceso a la información.

No, un servicio Lockbox no es gratis, pero al calcular todos los beneficios que puede dar y luego comparando lo que las mismas actividades cuestan actualmente en sueldos y materiales, muchas veces ilustra que un Lockbox es significativamente menos costoso que el proceso actual. 

Sin duda alguna, tercerizar sus cuentas por cobrar con una empresa que dé este servicio para cientos o miles de otros negocios le ahorrará una cantidad de tiempo significativa. Luego puede reasignar las horas-empleado que fueron dedicadas a esta tarea a otras actividades valiosas (por ejemplo, generar más ganancias). Además, con frecuencia puede elegir un tiempo límite en donde se garantice que la información diaria que necesite esté disponible en el momento preciso en que necesita tener acceso a ella.

Calidad mejorada de la información y el acceso a esta, esta es el área en donde un cambio en su proceso de pagos verdaderamente tiene el potencial de brillar. Si está trabajando con el equipo correcto de administración de dinero, este puede llevarlo a través de una gama de opciones para personalizar de la mejor manera una solución para mejorar la calidad y velocidad con la que recibe información. Muchos proveedores de servicios financieros pueden tomar imágenes de sus partidas, datos clave en un formato de archivo compatible y transmitir la información sin interrupciones a sus cuentas por cobrar o a otros programas de software. Algunas organizaciones incluso pueden fusionar archivos de diferentes canales de pago, como servicios comerciales (Merchant Services), transferencias ACH y transferencias bancarias, en un solo archivo.

Para este cliente, el voto fue unánime. Ellos necesitaban empezar a hacer cambios.

Ya sea que su organización sea grande o pequeña, programar el tiempo para revisar sus procesos financieros con su personal de finanzas, sus recursos de TI y sus proveedores de servicios financieros puede tener un efecto dramático en la manera como usted hace negocios. ¡Compensa evaluar su proceso de pagos!

Con 11 años de experiencia en banca comercial, Ryan Hayward ha administrado empresas de todos los tamaños con diferentes necesidades de préstamos, incluyendo mercado comercial/medio, bienes raíces, atención médica, servicios municipales y préstamos basados en activos. En su actual puesto como representante corporativo de Administración de Dinero en Provident Bank, tiene conversaciones de consultoría con los negocios para mejorar la eficiencia de sus procesos financieros internos, ahorrándoles tiempo y dinero. Las mayores fortalezas de Ryan están en su ética laboral, competencias analíticas, comunicación y actitud positiva. Fuera de la oficina, Ryan es un papá de tres niños, un miembro activo del Monmouth Worship Center y un entrenador de fútbol voluntario para St. Mary’s en Middletown, NJ.