¿Qué significa que mi acuerdo es obsoleto?

Contratos. Pueden ser la pesadilla del propietario de una empresa. Pero, por más molestos que sean, son una necesidad inevitable de los negocios. En algún momento, su empresa celebrará un acuerdo contractual con una institución financiera, un proveedor, un arrendador, etc. Entonces, ¿cómo se asegura de que después de firmar en la línea punteada todo esté en orden?

¡Mantenga sus acuerdos actualizados! Los contratos son como una instantánea, reflejan a su compañía congelada en un momento del tiempo. Dado que las empresas son organismos en constante evolución, que crecen día a día, es difícil mantener actualizados los acuerdos. Después de todo, las circunstancias de su negocio pueden haber cambiado antes de que su firma se haya secado.

Es por eso que debe revisar periódicamente sus contratos y asegurarse de que reflejen los cambios recientes en su negocio. Pequeños cambios o incluso modificaciones a las políticas pueden pasarse por alto fácilmente, así que hágase las siguientes preguntas:

• ¿Cómo está la rotación de mis empleados? ¿Qué empleados han sido contratados, cesados, despedidos, reasignados o se han jubilado?
• ¿Se ha incorporado un nuevo director financiero, gerente u otro ejecutivo? ¿Han aumentado sus obligaciones o ha cambiado el acceso a información confidencial?
• ¿Ha cambiado el estatus de los empleados clave (por ejemplo, licencia por discapacidad o maternidad)?
• ¿Se han divorciado, casado o han cambiado de nombre legalmente los empleados clave recientemente?
• ¿Ha cambiado la información de contacto de algún empleado clave?
• ¿Han cambiado las personas autorizadas para ejecutar decisiones en nombre de la empresa?

Lograr la continuidad del negocio

Los contratos, especialmente aquellos con instituciones financieras, a menudo también dependen de la salud del negocio y la capacidad de la administración para gestionar la empresa con éxito. Considere crear o mejorar el plan de continuidad del negocio, que lo ayudará a instituir redundancias y “a prueba de fallos”.

Si el personal clave está fuera de la oficina o fuera del alcance, ¿cómo se reanudará el trabajo o se tomarán decisiones en su ausencia? Considere prepararse para el peor de los escenarios a tres niveles. Es decir, si los dos principales que toman decisiones no están disponibles, ¿puede su negocio seguir funcionando? Además, ¿reconocerá su institución financiera a esa persona de tercer nivel como portador de información viable y legítimo? ¿Puede ser responsable de aprobar pagos, transferir fondos, recibir saldos, iniciar transferencias electrónicas o transacciones ACH, etc.? 

A medida que los protocolos de seguridad de las instituciones financieras se vuelven sumamente rigurosos, es más importante que nunca que se haga cargo de la seguridad de su empresa.  Tenga un plan. Verifíquelo dos veces.

Más información

Para obtener más información sobre planes de continuidad del negocio, los peores escenarios o mantener actualizados sus acuerdos contractuales, comuníquese con un representante de administración de dinero de Provident Bank llamando al 732.726.5441.