Tenga un plan de recuperación ante desastres

Tenga un plan de recuperación ante desastres

La pandemia de COVID-19 llevó a muchas organizaciones a revisar sus planes para manejar varios tipos de emergencias. Estar preparado para cualquier tipo de desastre natural o provocado por el hombre puede, en última instancia, salvar su negocio.

Aquí hay algunas ideas a considerar para manejar las necesidades comerciales en una emergencia:

Archivos importantes

• Almacene una copia de todo el sistema operativo de la computadora y archivos importantes fuera del lugar.
• Haga copias de seguridad de los datos críticos con regularidad y rote las unidades flash a un lugar extremo.
• Asegúrese de mantener una lista de contraseñas de computadora. Dado que muchos programas tienen la función "recordar esta contraseña", a veces es fácil perder el rastro de todas las contraseñas (e ID) que usa. ¿Tiene demasiadas contraseñas para recordar? Sitios como Lastpass dan un lugar seguro para almacenar sus contraseñas.
• Para registros financieros importantes, como balances, estado de cuenta de ingresos y declaraciones de impuestos, guarde una copia en un lugar seguro.
• Asegúrese de mantener copias de contratos, licencias y acuerdos operativos críticos fuera del lugar. Es posible que quiera actualizar el material fuera del lugar de manera trimestral.
• Valide que los archivos y otra información importante sean accesibles de manera trimestral desde las sucursales remotas.

Activos físicos

• Mantenga un inventario actualizado de manera periódica de todos los equipos y otros activos fijos de su empresa. Esto debe incluir información como números de identificación, costos y sucursales.
• Asegúrese de que sus activos físicos estén asegurados de manera adecuada.

Suministros

Mantenga un suministro de sus suministros de oficina habituales fuera del lugar en caso de que no pueda llegar al de su negocio. Esto incluye papelerío, sobres, tarjetas de presentación y folletos de uso habitual.

Información útil

Mantenga un archivo de contactos, teléfonos y direcciones de correo electrónico fuera del lugar. La copia de seguridad de los archivos del software de administración de contactos se puede manejar con facilidad. El uso de un dispositivo portátil lo hace fácil y conveniente. En una emergencia, es fundamental poder contactar a los empleados, proveedores y clientes. Asegúrese de incluir el bíper y los teléfonos celulares.

Plan de comunicación

Asegúrese de tener un plan sobre cómo comunicarse con las partes críticas. Se deben asignar personas específicas para manejar contactos específicos: empleados, proveedores, clientes y otros. También es posible que quiera tener un contacto para los medios designado. En la confusión de un desastre, es fundamental que la información precisa y consecuente esté disponible, preferiblemente de una sola fuente.

Tener un plan bien pensado y mantener la calma son algunos de los ingredientes clave para hacer frente a una emergencia. Asegúrese de que usted y su empresa estén preparados para lo que depare el futuro. Parte de nuestro compromiso con usted es mantener su información financiera segura y protegida. Explore cómo estamos trabajando para mantener la privacidad y confidencialidad de su información visitando nuestro Centro de seguridad.

Estas opiniones son de su autor y no de Provident Bank. Debe consultar a un profesional con respecto a sus necesidades comerciales específicas.