¿Cómo hago más con menos?

A medida que continuamos avanzando y alejándonos de la Gran recesión, los negocios han aprendido a generar más valor con menos recursos. Es parte de la razón por la que seguimos viendo estadísticas confusas en las noticias. “Crecimiento económico: positivo... Empleo: negativo.” Esto puede ser parte del proceso de crecimiento a medida que volvemos a saltar del nido y comenzamos a volar de nuevo o simplemente puede ser la nueva norma. Dejaré que los futuros economistas debatan sobre este tema, porque por hoy, tengo clientes con necesidades reales. “¿Cómo reduzco el costo y mejoro la eficiencia cuando hago pagos?”

Recientemente me reuní con un cliente para evaluar nuestra relación comercial. Como sucede con muchos negocios, este cliente tenía una serie de proveedores regulares a quienes les compraba. Mi cliente se sentaría en su computadora cada semana y comenzaría a hacer pagos. Generaría cheques con impresora láser desde su sistema de cuentas por pagar, firmaría los cheques y los metería en sobres. Adheriría los sellos postales y pondría los cheques en el buzón para envío por correo. Pero ESTA vez, nuestra conversación fue diferente. Recientemente, él recibió una llamada de uno de sus proveedores sobre el uso de pagos electrónicos y finalmente estuvo preparado para hablar sobre los beneficios de los pagos por medio de ACH.

Comencé por explicarle que una ACH es una transferencia electrónica de fondos parecida a una transferencia bancaria. Un negocio que envíe una ACH como forma de pago necesitaría alguna información de mi cliente, con el fin de asegurarse de que el pago se hizo a su cuenta. Aunque él tenía una relación positiva de largo plazo con su cliente, darle esa clase de información iba en contra de todo lo que mi cliente sabía sobre prevención del fraude. Después de una breve conversación sobre un servicio de enmascaramiento de números de cuenta llamado UPIC, mi cliente parecía mucho más cómodo con la idea de permitir que su cliente le pagara por medio de ACH y, a la vez, él entendió que muchos de sus proveedores podrían sentir lo mismo con respecto a él.

Enlazamos la conversación con su negocio y la forma en que él podría usar pagos por ACH como una manera de ahorrarle tiempo y dinero, y mejorar la eficiencia. 

Hablamos sobre las distintas maneras en que podría generar el archivo de pagos por ACH y rápidamente determinamos que su sistema de cuentas por pagar tenía la capacidad de generar un archivo que pudiera transmitirse al banco con unos pocos clics. ¿Ahorro de tiempo? Garantizado casi al 100 %.

Comparación de costos: para cualquier persona que esté familiarizada con la ACH, se sabe que este punto puede ser bastante significativo. Comparamos los costos del suministro de cheques, cartuchos de tinta, sobres, sellos postales y más. Contrariamente, el costo de la ACH era apenas de unos centavos de dólar. Identificamos cientos de dólares en posibles ahorros mensuales al hacer el cambio.

Desde la perspectiva de eficiencia, hablamos sobre una serie de posibilidades. Gran parte del proceso se hacía por Internet. Podíamos hacer pagos por ACH prácticamente desde cualquier lugar y en cualquier momento en que mi cliente tuviera su computadora portátil. También hablamos sobre la posibilidad de que delegara la creación del archivo de pagos a alguien más en la oficina, mientras esto seguía dándole la seguridad y tranquilidad que necesitaba como el aprobador final para enviar el archivo al banco.

Para este cliente, esta era una decisión relativamente fácil. Pero sea que se haga el cambio o no, yo sigo forjando nuestra relación y creciendo en mi función de asesor de confianza. Si tiene alguna pregunta, simplemente hágala. Para cualquier profesional en Administración de Dinero de Provident será un gusto orientarlo en el proceso y reducir sus preocupaciones. ¡Esa es nuestra función!

Ryan Hayward es vicepresidente y director corporativo de Administración de Dinero en Provident Bank. Con sede en la oficina de Provident en Iselin, la rutina diaria de Ryan incluye conversaciones en consultoría de flujos de caja con ejecutivos encargados de la toma de decisiones financieras (tesorero, contralor, director financiero, etc.) para ayudarles a mejorar la eficiencia del proceso financiero interno y hacerles recomendaciones para ahorrar costos. Ryan también tiene amplios conocimientos de seguridad de los datos y prevención del fraude financiero.