Protección contra el fraude: lo que debe saber

El fraude no detectado les puede costar a las empresas tiempo, dinero y, en algunos casos, su reputación. Puede poner en riesgo la estabilidad de una empresa, dando como resultado pérdidas financieras significativas.

De hecho, la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (Association of Certified Fraud Examiners) emitió en el Informe a las Naciones sobre Fraude y Abuso Ocupacional 2012, que estima que las organizaciones pierden el cinco por ciento de sus ingresos por fraude cada año.

Según el informe, la pérdida promedio por fraude sufrida por las empresas en la industria de la construcción fue $300 000, lo que clasificó a la construcción como la tercera más alta de las 23 industrias incluidas en el informe.

Esta es una estadística significativa. Más que nunca, los contratistas deben considerar cómo pueden proteger a sus empresas contra actividades fraudulentas. La industria de la construcción se ha visto muy afectada por la recesión económica y estas presiones económicas pueden dar lugar a un mayor riesgo de fraude en un momento en que las empresas de la construcción no pueden permitírselo.

La naturaleza de la industria de la construcción, que a menudo incluye grandes nóminas y cheques impresos, la hace particularmente vulnerable. Los casos de fraude más frecuentes que afectan a las empresas de la construcción incluyen manipulación de cheques, proveedores ficticios, valores aumentados de las facturas de los subcontratistas y fraude en la nómina.

Muchas veces, sin embargo, los contratistas no consideran la protección contra el fraude sino hasta que han experimentado un evento de fraude. Como propietario de una empresa, es importante establecer los procesos correctos con anticipación para prevenirse de los riesgos inherentes. También es mucho más fácil prevenir el fraude que detectarlo.

Para conocer los recursos de prevención de fraude que están disponibles, considere comunicarse con su banco local para preguntar sobre sus productos y servicios. También debe pedirles una copia de los procedimientos sugeridos para prevenir el fraude con cheques, verificar las consideraciones habituales, verificar los procesos de conciliación y los procedimientos por escrito que ellos siguen para reducir el fraude con cheques.

Por ejemplo, en Provident Bank, tenemos Positive Pay, un producto de protección contra el fraude para documentos emitidos en papel. Es un producto independiente que no forma parte de un sistema de conciliación de cuentas. Los clientes suben un archivo de documentos emitidos en el que se incluye el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad. A medida que el banco procesa los cheques, el sistema intentará reconocer automáticamente todos esos campos y rechazará los cheques que no coincidan. Para mayor comodidad, este producto está disponible a través del sitio web de Provident, que da a las empresas acceso remoto para administrarlo.

Otro producto útil es Debit Block, que hace exactamente lo que dice. Bloquea transacciones de débito no autorizadas de las cuentas de los clientes. Es fácil de administrar para los propietarios de las empresas; todo lo que los contratistas deben hacer es informar al banco qué proveedores están autorizados, como los pagos de préstamos por equipo a un tercero o a proveedores de atención médica, y cualquier débito no autorizado se rechaza de la cuenta.

El fraude a menudo se comete en empresas fácilmente reconocibles, lo que subraya la importancia de tener medidas de prevención implementadas para proteger los activos y las marcas de su empresa. Aunque ningún sistema de controles internos puede eliminar completamente el riesgo de fraude, existen pasos proactivos que los contratistas pueden tomar para minimizar estos eventos. Hable con su banco para saber cómo puede proteger su negocio.

William J. Ruckert, III, es vicepresidente sénior de préstamos para el mercado intermedio en Provident Bank. Desde la oficina de Provident en Iselin, Ruckert supervisa el financiamiento comercial de empresas con ventas de $15 millones o más. Se graduó de administrador de empresas de Loyola College en Maryland.